Документи, що подаються до Держекспортконтролю України для проведення державної атестації систем внутрішньофірмового експортного контролю, створених суб´єктами здійснення міжнародних передач товарів

 Документи, які необхідно подати до Держекспортконтролю України на проведення державної атестації системи внутрішньофірмового експортного контролю, перелічені у п. 5 Порядку державної атестації системи внутрішньофірмового експортного контролю, створеної суб´єктом здійснення міжнародних передач товарів, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 17 липня 2003 р. № 1080.

Серед них суб´єкт здійснення міжнародних передач товарів подає:

1) письмову заяву з проханням здійснити державну атестацію системи контролю; 

Примітка: У листі, крім звернення з проханням про здійснення державної атестації, перелічуються усі документи, що додаються. Оформлюється на бланку підприємства, підписується керівником.

2) засвідчену в установленому порядку копію спеціального дозволу на право провадження діяльності, пов'язаної з державною таємницею (або довідку про відсутність такого дозволу);

Примітка: Довідка про відсутність спеціального дозволу оформлюється на бланку підприємства та підписується керівником.

3) документи, що свідчать про виконання ним організаційних, правових, інформаційних та інших заходів, спрямованих на дотримання вимог законодавства в галузі державного експортного контролю, а саме: 

3.1. копію наказу про створення служби (підрозділу, групи) експортного контролю, її підпорядкування та про призначення керівника або відповідальної за цей напрям роботи особи. В наказі визначаються завдання служби (підрозділу, групи) або функціональні обов'язки відповідальної особи, порядок взаємодії з іншими підрозділами та особи, відповідальні за взаємодію з Держекспортконтролем України;

3.2. копію положення про службу (підрозділ, групу) експортного контролю суб'єкта міжнародних передач та наказу про затвердження цього положення;

Примітка: Під час підготовки зазначених у пп. 4.1 та 4.2 документів рекомендуємо враховувати затверджені наказом Голови Держекспортконтролю України від 17.11.06 № 412 „Методичні рекомендації щодо створення суб´єктами здійснення міжнародних передач товарів систем внутрішньофірмового експортного контролю".

3.3. відомості про:

 - створення бази даних на електронних і паперових носіях про законодавчі та інші нормативно-правові акти у галузі державного експортного контролю;

Примітка: Довідка повинна містити стислий опис наведеної бази даних. Оформлюється на бланку підприємства, підписується керівником.

Примітка: Перелік товарів рекомендується оформлювати за формою:

  - зовнішньоекономічні договори (контракти) про здійснення зазначених міжнародних передач за останні два роки;

Примітка: Перелік договорів (контрактів) за останні два роки рекомендується оформлювати за формою:

 - заяви на отримання дозволів або висновків, а також документи про гарантії стосовно здійснення міжнародних передач таких товарів та отримані від Держекспортконтролю України документи за цими заявами за останні два роки;

Примітка: Перелік заяв за останні два роки рекомендується оформлювати за формою:

  - звіти про фактичне використання дозволів або висновків, а також документи про зазначені гарантії за останні два роки;

Примітка: Довідка повинна включати перелік усіх отриманих підприємством за останні два роки  дозвільних документів та відповідних звітів про їх використання. Рекомендується оформлювати за формою:

4) підписаний керівником суб'єкта міжнародних передач та скріплений печаткою документ, що містить його зобов'язання щодо: 

 забезпечення дотримання вимог законодавства в галузі державного експортного контролю;

            відмови від здійснення будь-яких міжнародних передач товарів, у результаті яких може бути порушено законодавство та міжнародні зобов'язання України або заподіяна шкода її національним інтересам;

 відмови від здійснення міжнародних передач товарів без отримання відповідних дозволів або висновків за наявності інформації про наміри або можливість повного чи часткового використання будь-яких товарів, що передбачаються для експорту або тимчасового вивезення до інших держав, для розроблення, виробництва, складання, випробування, ремонту, технічного обслуговування, модифікації, модернізації, експлуатації, управління, зберігання, виявлення, ідентифікації або для розповсюдження зброї масового знищення чи засобів її доставки, або для військового кінцевого використання у державах, стосовно яких резолюціями Ради Безпеки ООН, інших міжнародних організацій, членом яких є Україна, чи національним законодавством установлено повне або часткове ембарго на постачання товарів військового призначення;

відмови від укладення зовнішньоекономічних договорів (контрактів) про здійснення міжнародних передач будь-яких товарів або відмови від участі у їх виконанні, якщо йому стало відомо, що такі товари можуть бути використані іноземними державами або іноземними суб'єктами господарської діяльності з метою створення зброї масового знищення чи засобів її доставки;

 відмови від виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів) про здійснення міжнародних передач будь-яких товарів, якщо йому стало відомо, що товари будуть використані з іншою метою або іншим кінцевим споживачем, ніж це було визначено в договорах (контрактах) чи пов'язаних з ними документах, на підставі яких отримано дозволи або висновки, а також міжнародні імпортні сертифікати;

своєчасного подання до Держекспортконтролю України звітності про фактичне використання отриманих від нього дозволів або висновків.

Примітка: Оформлюється на бланку підприємства, підписується керівником, проставляється печатка.

            Документи, що подаються до Держекспортконтролю України для проведення переатестації систем внутрішньофірмового експортного контролю, створених суб´єктами здійснення міжнародних передач товарів

Документи, які необхідно подати до Держекспортконтролю України на проведення переатестації системи внутрішньофірмового експортного контролю, перелічені у п. 12 Порядку державної атестації системи внутрішньофірмового експортного контролю, створеної суб´єктом здійснення міжнародних передач товарів, затвердженого Постановою Кабінету Міністрів України від 17 липня 2003 р. № 1080.

Серед них суб´єкт здійснення міжнародних передач товарів подає:

1) підписаний керівником суб'єкта міжнародних передач та скріплений печаткою документ, що містить його зобов'язання щодо:

 забезпечення дотримання вимог законодавства в галузі державного експортного контролю;

відмови від здійснення будь-яких міжнародних передач товарів, у результаті яких може бути порушено законодавство та міжнародні зобов'язання України або заподіяна шкода її національним інтересам;

відмови від здійснення міжнародних передач товарів без отримання відповідних дозволів або висновків за наявності інформації про наміри або можливість повного чи часткового використання будь-яких товарів, що передбачаються для експорту або тимчасового вивезення до інших держав, для розроблення, виробництва, складання, випробування, ремонту, технічного обслуговування, модифікації, модернізації, експлуатації, управління, зберігання, виявлення, ідентифікації або для розповсюдження зброї масового знищення чи засобів її доставки, або для військового кінцевого використання у державах, стосовно яких резолюціями Ради Безпеки ООН, інших міжнародних організацій, членом яких є Україна, чи національним законодавством установлено повне або часткове ембарго на постачання товарів військового призначення;

відмови від укладення зовнішньоекономічних договорів (контрактів) про здійснення міжнародних передач будь-яких товарів або відмови від участі у їх виконанні, якщо йому стало відомо, що такі товари можуть бути використані іноземними державами або іноземними суб'єктами господарської діяльності з метою створення зброї масового знищення чи засобів її доставки;

відмови від виконання зовнішньоекономічних договорів (контрактів) про здійснення міжнародних передач будь-яких товарів, якщо йому стало відомо, що товари будуть використані з іншою метою або іншим кінцевим споживачем, ніж це було визначено в договорах (контрактах) чи пов'язаних з ними документах, на підставі яких отримано дозволи або висновки, а також міжнародні імпортні сертифікати;

своєчасного подання до Держекспортконтролю України звітності про фактичне використання отриманих від нього дозволів або висновків.

Примітка: Оформлюється на бланку підприємства, підписується керівником, проставляється печатка.

2) довідку про відсутність (наявність) змін у документах, на підставі яких було видано свідоцтво (у разі внесення змін у зазначені документи подаються оновлені та належним чином засвідчені копії відповідних документів);

Примітка: Оформлюється на бланку підприємства, підписується керівником, проставляється печатка.

3) довідку щодо функціонування системи внутрішньофірмового експортного контролю, створеної підприємством за формою, наведеною нижче. Довідка підписується керівником підрозділу експортного контролю та керівником суб’єкта здійснення міжнародних передач товарів, до неї долучаються копії вказаних в текстовій частині документів.

                                                                       Зразок

ДОВІДКА

щодо рівня функціонування системи внутрішньофірмового експортного контролю ______________________

(назва підприємства)

1. Організаційна структура системи внутрішньофірмового експортного контролю.

1.1. Документи про створення та механізм функціонування.

наказ про створення підрозділу експортного контролю;

положення про підрозділ експортного контролю;

обов’язки та права підрозділу експортного контролю;

структура підрозділу;         

регламент роботи підрозділу.

1.2. Персонал підрозділу експортного контролю.

підпорядкованість;

керівник підрозділу (посадові інструкції, повноваження, рівень знань в галузі експортного контролю);

члени підрозділу (посадові інструкції, повноваження, відповідальність, кваліфікаційні вимоги, рівень знань в галузі експортного контролю).

1.3. Засоби організаційно-технічного забезпечення.

- територіальне розташування;

- приміщення, де розташовується підрозділ;

- забезпечення необхідними засобами оргтехніки.

2. Рівень виконання основних завдань та функцій підрозділом експортного контролю підприємства.

2.1. Порядок підготовки та передачі до підрозділів підприємства керівництв, вказівок та інструкцій щодо виконання конкретними підрозділами вимог експортного контролю:

- перелік підрозділів, пов’язаних із функціями в галузі експортного контролю;

- функції кожного підрозділу, пов’язані з виконанням вимог в галузі експортного контролю;

- забезпечення взаємодії виробничих підрозділів із підрозділами, що здійснюють підготовку та міжнародні передачі товару;

- рівень участі підрозділу експортного контролю у підготовці та укладенні кожного контракту;

- рівень участі підрозділу експортного контролю у процесі відвантаження і відправлення товару, а також під час надання послуг;

наявність на підприємстві військового представництва та організація його взаємодії зі підрозділом експортного контролю;

2.2. Порядок визначення характеру операцій, пов’язаних з міжнародними передачами товарів, які здійснюють підрозділи підприємства, та отримання в Держекспортконтролі України потрібних для їх виконання дозвільних документів:

- наявність розроблених підприємством рекомендацій (вказівок) про порядок підготовки і оформлення документів, необхідних для отримання в Держекспортконтролі України відповідних документів про реєстрацію підприємства та товарів, а також дозвільних документів.

2.3. Підготовка, подання (отримання) документів про гарантії відносно товарів, що підлягають державному експортному контролю, а також товарів, щодо яких можуть бути застосовані процедури державного експортного контролю:

- наявність розроблених підприємством рекомендацій (вказівок) про порядок підготовки, оформлення та подання (отримання) до Держекспортконтролю України відповідних документів про гарантії.

2.4. Порядок забезпечення правил експортного контролю по товарах та країнах:

Ідентифікація товарів, міжнародні передачі яких планує здійснити підприємство:

- система здійснення ідентифікації товарів та наявність нормативно-правових актів в галузі експортного контролю, що стосуються списків товарів;

2.5. Контроль за використанням отриманих дозвільних документів:

- наявність розроблених підприємством рекомендацій (вказівок) щодо контролю використання отриманих дозвільних документів, включаючи механізм підготовки та оформлення звітів, що надсилаються Держекспортконтролю України;

- наявність довідок про поточний стан використання отриманих підприємством дозвільних документів (регулярність їх подання керівнику підприємства).

2.6. Система перевірки кінцевого використання товарів, замовників та споживачів товару:

- Наявність розроблених підприємством рекомендацій (вказівок) щодо забезпечення механізмів:

٠ перевірки можливого використання товарів для створення зброї масового знищення (ядерної, хімічної, біологічної) чи ракетних засобів її доставки;

٠ перевірки ризику незаконного використання товарів, тобто використання у цілях, які не були заявлені при укладенні контракту („червоні прапорці” значного ризику правопорушень у галузі експортного контролю);

٠ перевірки та недопущення виконання експортної операції до країн, щодо яких існують обмеження (ембарго) на поставки таких товарів) наявність таблиці відмов щодо надання дозволів або висновків Держекспортконтролю України);

٠ організації перевірки доставки товару до кінцевого споживача;

٠ здійснення перевірки кінцевого використання товару.

2.7. Внутрішні програми підприємства щодо перевірок (ревізій) дотримання встановленого порядку здійснення міжнародних передач товарів:

- наявність плану проведення перевірок (ревізій);

- оформлення звітів щодо проведених перевірок (ревізій).

3. Ведення облікової документації.

3.1. Ведення справ по дозвільних документах (дозволах, висновках та міжнародних імпортних сертифікатах).

3.2. Ведення справ по країнах.

3.3. ведення справ за напрямами здійснення міжнародних передач товарів.

3.4. Система обліку та зберігання найбільш важливої інформації, а саме:

*зовнішньоекономічний договір (контракт) або письмове замовлення на постачання товарів (послуг) за підписом замовника;

*копії (чи оригінали) контрактів з визначенням реквізитів замовників, переліків товарів, їх вартості, особливих умов постачання та інших даних, що рекомендується вносити до контрактів;

*документи про посередників та кінцевих споживачів;

*документи про зобов'язання та гарантії;

*документи про перевізників, маршрути та способи доставки (коносамент чи авіанакладна), у тому числі:

-     документи (довідки) про ступінь таємності товарів;

-     технічні довідки, за якими можна однозначно ідентифікувати товар за відповідною позицією контрольних Списків;

-     документи, підписані капітаном, власником чи агентом морського судна, які є письмовим підтвердженням транспортування товарів, та договір про їх доставку;

-     документи, що оформлюються авіакомпаніями для перевезень товарів за кордон, які містять відповідні вимоги авіакомпаній;

-     засвідчені копії сертифікатів кінцевого споживача,  імпортних сертифікатів та сертифікатів підтвердження доставки;

-     звіти до державних органів експортного контролю про використання дозвільних документів чи документів про гарантії.

4. Ведення бази даних законодавчих та нормативно-правових актів в галузі експортного контролю та наявність довідкової літератури.

4.1. Система ведення бази даних законодавчих та нормативно-правових актів в галузі експортного контролю.

4.2. Наявність довідкової літератури або інших інформаційних матеріалів з питань експортного контролю.

5. Професійна підготовка та навчання.

5.1 Участь персоналу підрозділу експортного контролю підприємства у навчальних семінарах та конференціях з питань експортного контролю.

5.2 Наявність плану проведення навчання та перепідготовки представників підрозділів, діяльність яких пов’язана з процедурами експортного контролю.

Керівник підрозділу експортного контролю ________ (підпис, ПІБ)

Керівник підприємства                                       ________ (підпис, ПІБ)